Accounting - Accounts Payable Policy

 

UN

U scopu di sta Pulitica nantu à i Conti Pagabili hè di assicurà a sicurità di i fondi di u Hudson County Community College ("College") è a cunduzione di l'affari secondu i principii di responsabilità, completezza, puntualità è precisione. Guidatu da questi principii, u College s'impegna à fà u pagamentu puntuale à i venditori di fatture verificate è appruvate in una manera efficiente, è di mantene una registrazione cumpleta è precisa di i conti pagabili. 

POLITICA

U College è u so Cunsigliu di Trustees ("Consigliu") sò impegnati à sustene i membri di a cumunità lucale è i venditori chì facenu affari cù u College. Questa pulitica riguarda solu i pagamenti à i venditori. Accounts payable hè un tipu di debitu à cortu termine, tipicamente l'ammontu debitu da una urganizazione à i so fornituri o vinditori per i beni è servizii furniti, per quale u pagamentu ùn hè micca fattu in anticipu. U College assume obligazioni à i fornituri è i venditori per l'acquistu di beni è servizii utilizati in u cursu ordinariu di l'affari.
U Dipartimentu di i Accounts Payable hè rispunsevule per a verificazione è u trattamentu di fatture è pagamenti per u College. U Dipartimentu di i Accounts Payable svolge e seguenti funzioni assuciate à questu scopu:

  1. ricevuta di fattura è pagamentu elettronicu;
  2. monitorà i crediti di i venditori è i pagamenti precedenti à i venditori;
  3. gestisce e dumande di pagamentu da i venditori è a cumunità di u College;
  4. supervisione di a cuncordanza di documenti;
  5. assicurà appruvazioni adatti;
  6. prucessu di pagamentu; è
  7. archiviu i ducumenti è a storia di pagamentu.

U Cunsigliu delegatu à u Presidente a responsabilità di sviluppà prucedure è linee guida per l'implementazione di sta pulitica. L'Uffiziu di Finanzi serà rispunsevule per implementà a pulitica.

Matrice di appruvazioni

Appruvatu: ghjugnu 2021
Appruvatu da: Cunsigliu di fiducia
Categoria: Contabilità
Subcategoria: Accounts Payable
Pruvucatu per a revisione: ghjugnu 2024
Uffiziu(s) rispunsevuli : Finanza

 

prucedure

Prucedura di u Dipartimentu di Contabilità nantu à i Accounts Payable

I. Introduzione

Sta prucedura hè stata sviluppata per assicurà a sicurità di i fondi di u College, l'affari hè realizatu secondu i principii di accountability, completeness, puntualità è precisione. Guidatu da questi principii, HCCC s'impegna à 1) fà pagamenti puntuali di fatture adatte in modu efficiente; è 2) segnalate i passivi pendenti in cunfurmità cù GAAP. Inoltre, u College aspetta chì tutti i membri di a cumunità è tutti i venditori chì facenu affari cù u College à seguità sta pulitica. 

I prucedure quì sottu riguardanu solu i pagamenti à i venditori. Per prucedure supplementari relative à e seguenti categurie, per piacè riferite à: 

    1. Prucedure di rimborsu di viaghju è cummerciale
    2. Prucedure di stipendiu
    3. Rimborsu nantu à e Prucedure di i Conti Studenti

II. Entità affettate da queste prucedure

I prucedure sottu affettanu tutti i dipartimenti è l'uffizii di u College Community College di u Contea di Hudson.

III. Definizioni

Conti Pagabili hè un tipu di debitu à cortu termine chì tipicamenti rapprisenta a quantità duvuta da una urganizazione à i so fornituri o venditori per beni è servizii acquistati à creditu. U College assume obligazioni à i fornituri è i venditori per cumprà beni è servizii utilizati in u cursu ordinariu di l'affari. U Dipartimentu di i Accounts Payable ("Dipartimentu AP") hè rispunsevule per a verificazione è l'elaborazione di e fatture è a verificazione di e fatture in nome di u College.

U Dipartimentu AP svolge e seguenti funzioni assuciate à questu scopu:

    1. Ricevuta di fattura
    2. Pagamenti elettronichi
    3. Cunsigliu di i crediti di u venditore
    4. Gestisce e dumande di pagamentu da i venditori è a cumunità di u College
    5. Supervisione di l'accordu di documenti
    6. Trattamentu di pagamentu
    7. Interfaccia di u sistema di cuntabilità
    8. Archiviazione di documenti è storia di pagamentu

Accountability - U Dipartimentu AP assicura chì tutti l'acquisti sò autorizati in modu adattatu prima di sborsà i pagamenti, chì e fatture sò pagate una sola volta, è chì l'assi di u College sò salvaguardati da fraude. Inoltre, u Dipartimentu AP assicura chì e transazzione sò documentate bè per scopi di auditing.

accuratezza - Per rapportà currettamente sia e passività è e spese pendenti di u College, u Dipartimentu AP registra i dati di u venditore in u prucessu di u voucher è i conti di a contabilità generale.

E-CHECKS Transacciones - Pagamenti finanziarii elettronici fatti à l'impiegati invece di un cuntrollu.

Cuntrolla di u budgetu – A prucedura per via di quale u Dipartimentu s’assure chì l’impegni finanziarii è e spese di u College ùn supere micca i so budgeti rispettivi.

Cumplicità - Informazioni specifiche è necessarie nantu à tutte e merchenzie accunsentite furnite è servizii prestati per permette u pagamentu. Questu deve include l'infurmazioni seguenti:

    1. Numeru di fattura è data.
    2. Numeru di ordine di compra.
    3. Nome di u venditore, indirizzu è altre informazioni di cuntattu pertinenti.
    4. Indirizzi "Bill To" è "Ship To".
    5. Data (s) di consegna di beni o servizii.
    6. Una descrizzione dettagliata di e merchenzie acquistate o di i servizii prestati, è u locu induve i beni sò stati furniti o i servizii furniti.

Ordine d'acquisto (PO) - Un Ordine di Acquistu hè un documentu emessu da u College à u venditore chì indica i tipi, quantità è i prezzi accunsentiti per i prudutti è / o servizii chì u venditore furnisce.

A puntualità - Spese segnalate per beni è servizii in u periodu prestatu, per pagà fatture appruvate in modu puntuale (Net 30), è per prufittà di qualsiasi sconti di venditore applicabili. Per questi mutivi, a presentazione puntuale di una fattura cumpleta à u Dipartimentu AP hè critica. I venditori devenu esse diretti à mandà tutte e fatture direttamente à u Dipartimentu AP è micca à u cuntattu di u campus. A certificazione puntuale di a ricezione da u dipartimentu chì riceve in u College à u Dipartimentu AP hè critica per u prucessu di permette à u Dipartimentu AP di fà pagamenti puntuali à i venditori.

Vouchering - L'intenzione interna di fà un pagamentu à un venditore. U voucher hè un documentu pruduciutu da u College è emessu à un venditore dopu chì a fattura hè ricevuta è assuciata à un ordine di compra è documenti di ricezione. I vouchers appruvati, quandu sò trattati, diventanu cuntrolli o pagamenti E-CHECK.

IV. Prucedure di pulitica

E prucedure sottu sò implementate per rispettà a pulitica di i Conti à Pagamentu di u College è assicurà chì l'ammonti di i cunti pagabili sò curretti; arregistratu currettamente, accuratamente è efficace; processatu solu una volta; è debitamente documentatu in i rapporti finanziarii. Per processà i pagamenti, tutte e fatture devenu esse appruvate sottu e prucedure di u College. U Dipartimentu di i Conti Pagabili rispetterà e seguenti prucedure:

1. I venditori devenu esse inseriti in u Sistema di Portale Colleghi. 

2. I venditori ùn saranu micca pagati à menu chì un W-9 cumpletu hè inseritu in u Sistema di Portale di i Colleghi, è una risoluzione hè appruvata da u Cunsigliu (se necessariu).

3. E fatture ricevute da u Dipartimentu AP seranu stampate a data.

4. E fatture devenu esse inviate direttamente à u Dipartimentu AP. Se una fattura hè mandata direttamente à u dipartimentu di ricivutu, a rispunsabilità di u dipartimentu hè di trasmette a fattura à u Dipartimentu AP immediatamente dopu avè rivisatu è ricunnosce chì e merchenzie sò consegnate cum'è rapprisintatu da u venditore, è chì i servizii in fattura sò stati realizati. Questu faciliterà u pagamentu in termini è mitigarà u risicu di fatture smarrite, perse o tenute chì causanu ritardi in una contabilità curretta, è evitendu costi più elevati per u College. E fatture ùn deve esse guardate in l'uffizii dipartimentali. 

5. Solu u persunale autorizatu di u Dipartimentu AP pò accede à u Sistema di Portale di i Colleghi è processà e fatture. 

6. I vouchers di i cunti pagabili devenu esse supportati cù una fattura originale, l'ordine di compra autorizatu da u College è a ricezione documentata di beni è servizii. L'ordine di compra è i dati di ricezione saranu inseriti in Collega da l'impiegati di HCCC. 

7. A fattura deve cuntene una descrizzione dettagliata di i servizii prestati o beni furniti, a data (e) di consegna di i beni o servizii, è u locu HCCC induve i servizii sò stati furniti o beni furniti. U pagamentu di e fatture chì mancanu d'infurmazioni sufficienti pò esse ritardate finu à chì tutte l'infurmazioni necessarii sò furnite. 

8. Se a fattura hè per un pagamentu parziale, u venditore deve indicà chjaramente l'accordu nantu à a fattura o u cuntrattu. In queste situazioni, u vinditore hè obligatu à furnisce u listessu livellu di documentazione, cum'è descrittu in IV.7 sopra. 

9. I numeri di fattura sò inseriti in u Sistema di Portale di i Colleghi esattamente cumu furnitu da u venditore. A mudificazione di u numeru di fattura puderia purtà à un prucessu duplicatu. A mudificazione hè strettamente pruibita, salvu quantu permessa da u Dipartimentu AP.

10. L'entrata di l'infurmazioni di fattura hè cumpleta, precisa è valida.

11. Tutti i beni è i servizii devenu esse ricivuti in u Sistema di Portale Colleghi da u dipartimentu. Per i servizii è e merchenzie spedite direttamente à u dipartimentu di l'ordine, a rispunsabilità di u dipartimentu di l'ordine hè di avvisà u Dipartimentu AP chì i servizii o i beni sò stati ricivuti è accettati satisfactoriamente in u sistema per u prucessu di pagamentu. 

12. E sferenze trà l'ordine di compra è a fattura seranu signalate, ricercate è risolte prima di trasfurmà i pagamenti. E differenze includenu, ma ùn sò micca limitate à, diverse nomi di venditore, discrepanza di quantità o discrepanza di dollari. 

13. L'impositu di vendita ùn deve esse inclusu in alcuna fattura perchè u College hè una entità esentata da l'impositu. U Dipartimentu AP furnisce a documentazione à u venditore per sustene u statutu di esenzione fiscale, cumpresu un numeru di esenzione fiscale di vendita è un certificatu, se necessariu. 

14. Tutte e compra di l'assi di capitale sò trattate da u Dipartimentu AP. 

15. U Dipartimentu AP spedirà tutti i pagamenti appruvati à l'indirizzu di registrazione. Ogni pagamentu chì implica una manipulazione speciale, cum'è spedizioni di notte o pickup in persona, necessitanu appruvazioni anticipate. L'usu di u trasportu di notte è l'elaborazione rapida di i pagamenti seranu limitati à situazioni d'emergenza. 

16. U Dipartimentu AP processa cuntrolli è face pagamenti duie volte à settimana. I pagamenti di u Dipartimentu AP è E-CHECK sò processati in ghjorni alterni. 

17. I rimborsi di i Studenti sò trattati in l'Uffiziu di l'Economa, è i cuntrolli sò emessi attraversu u Dipartimentu AP una volta à settimana.

18. Verificate Richiesta di pagamentu, cum'è seguita, deve esse aduprata quandu altre forme di pagamentu (per esempiu, ordine di compra è voucher di cassa) ùn sò micca applicate. Ogni ordine per a compra di merchenzie deve esse trattatu da u Dipartimentu di l'Acquisti.   

19. I cuntrolli mancanti, duplicati è longu pendenti seranu investigati prima di emette un altru cuntrollu. L'Ufficiale di u Dipartimentu AP processerà tutti l'aghjustamenti di cuntrollu in u Sistema di i Colleghi dopu chì tutte e investigazioni sò finite.

20. I dati di pagamentu pusitivi sò trasmessi à u bancu dopu ogni batch di pagamentu di cuntrollu.

21. Ogni dumanda riguardanti sta pulitica deve esse diretta à l'Ufficiale di u Dipartimentu AP. E dumande ponu esse mandate elettronicamente à Accounts Payable à apFREEHUDSONCOUNTYCOMMUNITY COLLEGE. In alternativa, l'Ufficiale di u Dipartimentu AP pò esse cuntattatu à (201) 360-4055.

Appruvatu da u Cabinet: lugliu 2021
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