Accounting - Politica di rimborsu di viaghju

 

UN

U scopu di sta Pulitica nantu à u Rimborsu di Viaghju hè di stabilisce e linee guida di a pulitica di rimborsu di u viaghju di l'impiegati di u Hudson County Community College ("College") per e spese ragiunate è necessarie incurrute in cunnessione cù i viaghji d'affari appruvati.

POLITICA

U College è u so Cunsigliu di Trustees ("Consigliu") sò impegnati à assicurà chì u staffu è i membri di a facultà chì viaghjanu in l'affari ufficiali di u College esercitanu a stessa cura in incurrenze spese chì una persona prudente eserciterebbe se viaghjà per affari persunali à e so spese. E spese per viaghji appruvati sò rimborsabili in cunfurmità cù e pulitiche è e prucedure di viaghju di u College.
U Cunsigliu delegatu à u Presidente a responsabilità di sviluppà prucedure è linee guida per l'implementazione di sta pulitica. L'Uffiziu di Finanzi assicurarà u rispettu di sta pulitica in tutte l'azzioni pertinenti. 

Appruvatu: ghjugnu 2021
Appruvatu da: Cunsigliu di fiducia
Categoria: Contabilità
Subcategoria: Rimborsu di viaghju
Pruvucatu per a revisione: ghjugnu 2024
Uffiziu(s) rispunsevuli : Finanza

 

prucedure

Prucedura di u dipartimentu di cuntabilità nantu à u rimborsu di viaghju

I. Introduzione

U scopu di sta prucedura di viaghju hè di stabilisce e linee basiche per tuttu u persunale, definitu cum'è impiegati di u Statu di New Jersey quandu viaghjanu in l'affari ufficiali di l'Hudson County Community College ("College"). L'intenzione di sta prucedura hè chì u viaghjatore individuale ùn guadagnà nè perde fondi persunali mentre viaghja in l'affari ufficiali di u College. Tutti i viaghji rimborsabili devenu esse autorizati prima di qualsiasi viaghju. Tutti i viaghji appruvati devenu esse essenziali per ghjunghje l'ubbiettivi o cumpiendu e responsabilità di un dipartimentu particulare è deve esse realizatu in a manera più economica è pratica per u College.

    1. A pulitica di u College hè di rimborsà l'impiegati per e spese ragiunate è necessarie incurrutte in cunnessione cù u viaghju d'affari appruvatu.
    2. Un impiigatu chì hà bisognu di viaghjà per l'affari di u College deve, dopu avè ricevutu l'appruvazioni preliminari da u Supervisore di l'impiigatu, compie un Formulariu di Richiesta di Viaghju (se e spese di viaghju sò previste di più di $ 100), è, se necessariu, un Formulariu di Richiesta di Verificazione. U scopu di u viaghju, è u numeru di contu per a fonte di finanziamentu dispunibile per copre u costu di u viaghju, deve esse indicatu induve dumandate nantu à i formi appropritati.
    3. I formi devenu esse firmati da u Supervisore di l'impiigatu è u Decanu rispunsevule o l'Ufficiale di u Cabinet Esecutivu prima di viaghjà. Queste firme indicanu l'appruvazioni di a dumanda di viaghju di l'impiigatu è a dispunibilità di i fondi di u College. Per viaghjà da Trustees è Ufficiali Esecutivi, i formi devenu esse appruvati da u Presidente.
    4. Quandu u viaghju hè statu finitu, un Modulu di Rimborsu di Viaghju deve esse cumpletu cù u Modulu di Richiesta di Viaghju (se necessariu), è tutti i ricevuti appropritati devenu esse attaccati. L'impiigatu deve mandà e forme è ricevute à u Dipartimentu di Contabilità per u prucessu. U Controller hè u revisore / appruvatore finali per tutte e forme di Rimborsu di Viaghju.
    5. E seguenti indennità di rimborsu sò in vigore:

a. Meal Allowance - cumpresi gratitùdine, u cullegiu permette a tarifa federale per ghjornu cum'è implementata da l'Amministrazione Generale di Servizi ("GSA"). I ricevuti devenu sustene e spese. Ùn ci deve esse micca dumanda di rimborsu per i costi di pasti inclusi in e spese di registrazione di cunferenza o associazione. Per più infurmazione nantu à i prezzi basati nantu à u locu, per piacè rivedete e linee guida à https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates/per-diem-rates-lookup/?action=perdiems_report&state=&fiscal_year=2021&zip=07306&city.
 
b. Auto Allowance - se l'usu di l'automobile persunale di l'impiigatu hè necessariu per via di viaghju lucale o di corta distanza, l'impiigatu serà rimbursatu à a tarifa di chilometru adattata, più pedaggi è parcheghju, cù prova di distanza di viaghju è ricevuta di spese. A tarifa di chilometru applicabile hè tipicamente a tarifa appruvata da l'IRS.

c. Ricevute - necessariu per tutti i rimborsi di spese. Nisuna spesa ùn serà rimborsata senza ricevute di sustegnu.

6. Prima di invià a Forma di Rimborsu di Viaghju à u Dipartimentu di Contabilità, l'impiigatu deve mandà a forma è a documentazione di sustegnu à u Supervisore di l'impiigatu è à u Dean appropritatu o Ufficiale Esecutivu per appruvazioni è cunferma chì e spese rimborsabili riclamate sò in i limiti è indennità di u College. Hè essenziale chì u Supervisore di l'impiigatu riviseghja è appruva a dumanda di rimborsu solu per e spese "ragiunate è necessariu". U Supervisore hè incaricatu di utilizà u ghjudiziu cummerciale se un articulu particulari chì ùn hè micca listatu in a pulitica o a prucedura hè sottumessu per appruvazioni.

7. Forme di Richiesta di Viaghju (Appendice A) è Rimborsu di Viaghju (Appendice B) sò dispunibuli nantu à u Portale di Finanza di u College.

II. Appruvazioni

Questa prucedura copre tutti l'impiegati amministrativi, i docenti è u persunale, è altri autorizati à viaghjà in nome di u College. U rispettu di sta prucedura hè a rispunsabilità di l'individuu chì viaghja in l'affari di u College. Sta prucedura s'applica à tutti i viaghji, indipendentemente da a fonte di fondi.

Se u rimborsu di u viaghju hè da una cuncessione o un cuntrattu, l'impiigatu deve riceve l'approvazione previa da u Grants Uffiziu o Dipartimentu di Contabilità di u College per stabilisce chì tutti i costi di viaghju anticipati seranu permessi per u rimborsu in cunfurmità cù i termini di a borsa o di u cuntrattu.

I membri di u staffu chì viaghjanu in l'affari ufficiali di u College sò previsti di esercitassi a listessa cura in incurrenze spese chì una persona prudente eserciterebbe s'ellu viaghja per affari persunali à e so spese. E spese per viaghji appruvati sò rimborsabili solu in cunfurmità cù queste prucedure di viaghju di u College.

A. Appruvazioni di viaghju
Tutti i viaghji di cunferenza, cunvenzione, furmazione di u persunale, attellu è seminariu necessitanu appruvazioni preliminari in cunfurmità cù sta prucedura.

B. Spese permessi
E spese di viaghju di rimborsu sò limitate à quelle spese essenziali per a transazzione di l'affari ufficiali di u College. Solu e spese attuali è necessarie incidentali à u cunfortu ordinariu di u viaghjatore in l'esercitu di e so funzioni ufficiali seranu rimborsate. E spese di l'affari devenu esse ragionevuli è necessarii. U rimborsu per cunsiglii, gratitùdine è tariffi simili hè permessu sempre chì l'ammonti pagati sò in i standard normali ricunnisciuti.  

C. Spese straordinarie
E dumande di rimborsu di spese straordinarie o inusual chì ùn anu pussutu esse anticipate prima di u viaghju, o chì superanu i tassi massimi permessi, sò sottumessi à appruvazioni prima di rimborsu. Una ghjustificazione scritta deve esse cumpletata nantu à a Forma di Rimborsu di Viaghju spieghendu e circustanze chì necessitanu e spese, inseme cù tutta a documentazione di supportu approprita, chì deve esse mandata direttamente à u Capu di Dipartimentu, Dean o Vicepresidentu appruvatu per appruvazioni. U presidente deve appruvà situazioni straordinarie per Ufficiali Esecutivi o Trustees. L'approvazione documentata deve esse appiccicata à e forme applicabili è sottumessa à a Contabilità per u rimborsu. 

D. Cundizioni spiciali
L'impiegati chì anu bisognu di viaghju speciale chì ùn sò micca esplicitamente indirizzati in queste pulitiche anu da cuntattà u capu di u dipartimentu, u decanu o u vicepresidentu appruvatu per l'appruvazioni, è u presidente di u College se ne necessariu.

III. Prucessu

A. U Prucessu di Appruvazioni

    1. Un impiigatu chì hà bisognu di viaghjà per l'affari di u College deve, dopu avè ottenutu l'accordu di u so Supervisore, compie un Formulariu di Richiesta di Viaghju.
    2. Un Modulu di Richiesta di Viaghju (Exhibit A) deve esse cumpletu da u membru di u persunale per appruvazioni da u Supervisore è da u Dean o Vicepresidente rispunsevule prima di tutti i viaghji di notte è di i veiculi affittati, indipendentemente da u prezzu. U presidente deve appruvà e forme di viaghju da i fiduciari è l'ufficiali esecutivi.
    3. Nisuna spesa serà rimborsata quandu una Forma di Richiesta di Viaghju hè stata denegata o rifiutata.
    4. Quandu dui o più membri di u staffu sò previsti per viaghjà per u stessu scopu, ogni individuu deve mandà un Forme di Richiesta di Viaghju separatu. L'altri membri di u persunale chì viaghjanu per u listessu scopu devenu esse riferiti nantu à a forma.
    5. A quantità di rimborsu appruvata pò esse limitata à una quantità fissa à a discrezione di u Dean, Vice President o President.

B. Preparazione è Distribuzione di a Forma di Richiesta di Viaghju

    1. L'impiigatu prepara a Forma di Richiesta di Viaghju è u sottumette à u so Supervisore per appruvazioni.
    2. S'ellu hè appruvatu da u Supervisore, u Supervisore trasmette u modulu à u Decanu o Membru di u Gabinettu, secondu u casu.
    3. Se appruvatu da u Decanu o Membru di u Gabinettu, u Dean o Membru di u Gabinettu trasmetterà u modulu à l'Uffiziu di l'Affari per a validazione da l'Ufficiale di i Conti Pagabili è / o l'Accountant di Grant, se applicabile.

C. Formazione di u persunale

A furmazione di u staffu dumandata per rinfurzà e cumpetenze di l'impiigatu, mantene e cumpetenze attuali in i sviluppi tecnologichi, è / o acquistà cunniscenze / infurmazione nova, richiede pre-appruvazioni da u Supervisore di u membru di u persunale. Se u viaghju hè implicatu, un Formulariu di Richiesta di Viaghju deve ancu esse preparatu è sottumessu per appruvazioni in cunfurmità cù sta prucedura. Comu nutatu sopra, un Modulu di Richiesta di Viaghju hè necessariu per i veiculi di affittu è l'alloghju per a notte, indipendentemente da u costu.

V. Trasportu

In ogni locu praticu, i viaghjatori sò previsti di utilizà i mezi di trasportu più ecunomichi. U viaghju amministrativu pò implicà l'usu di un veiculu di u College, privatu o affittu, un trasportatore publicu, taxi, o serviziu di vittura.

A. Veiculi College
I veiculi di l'università ponu esse aduprati solu per viaghji in relazione à u College è micca per usu persunale, salvu appruvati specificamente da u Cunsigliu di fiducia. L'operatori devenu rispettà tutte e leggi è i regulamenti di i veiculi applicabili, avè una licenza di guida valida, è sò personalmente rispunsevuli di ammende per tutte l'infrazioni di i veiculi è e violazioni di movimentu incurru durante o per u risultatu di u so usu di u veiculu College. 
L'arrangiamenti per a riservazione è a cugliera di i veiculi di u College sò da esse fatti cù l'Uffiziu di u College o l'Uffiziu di Sicurezza. L'Uffiziu di Sicurezza mantene una lista di cunduttori autorizati per i veiculi di u College. Spese straordinarie (per esempiu, riparazione di pneumatici, riparazione di pezzi di veiculi) durante l'usu di u veiculu di u College sò rimborsabili sempre chì una spiegazione scritta adatta è i ricevuti sò sottumessi è appruvati.  

B. Veiculi privati
I membri di u staffu chì utilizanu veiculi privati ​​​​per l'affari ufficiali seranu rimborsati per u kilometru à a tarifa specificata da u Serviziu Internal Revenue (IRS). E spese per i pedaggi è i tariffi di parcheghju seranu rimborsati à u costu incurru. 

C. Veiculi in affittu
Certi circustanze inusual, cum'è l'indisponibilità di u trasportu publicu o a non fattibilità di altri modi di viaghju, ponu esse bisognu di l'affittu di un veiculu. In tali casi, indipendentemente da u costu, l'impiigatu deve furnisce una ghjustificazione scritta per l'usu di un veiculu in affittu nantu à a Forma di Richiesta di Viaghju prima di a data di viaghju. A ghjustificazione cita a necessità di l'affittu, furnisce i motivi per chì altri trasporti ùn sò micca dispunibuli o fattibili à utilizà, è include u costu tutale stimatu. L'appruvazioni, se cuncessa, serà limitata à l'affittu di un veiculu ecunomicu o di taglia media. I veiculi di affittu ùn devenu micca più costu di i tassi di u mercatu prevalenti è e copie originali di e letture di l'odometru di l'accordu di affittu in u puntu d'origine è u puntu di ritornu, è a prova di pagamentu, deve esse attaccata à u Voucher di viaghju per sta spesa. per esse rimbursatu. 

D. Carriers Public
U viaghju da è da u destinazione deve esse da a strada più diretta è ecunomica. U rimborsu hè basatu annantu à u costu propiu di viaghju da un trasportatore publicu (per esempiu, ferrovia, autobus, aereo). I ricevuti originali sò richiesti per u viaghju in ferrovia è aereo. L'autobus o a classe economica serà aduprata per viaghjà in aereo è in trenu.

E. Taxis è Airport Car Service
I carichi di taxi necessarii sò permessi, ma solu induve u trasportu publicu ùn hè micca prontu dispunibule, praticu, o in casu d'emergenza. I servizii di vittura regularmente programati ponu esse utilizati à / da a casa di l'impiigatu è l'aeroportu, è à / da l'aeroportu è a destinazione di u viaghju quandu u trasportu publicu ùn hè micca dispunibule o praticu, è solu se u serviziu di vittura hè menu costu di un taxi. 

VI. Cungressi, Cungressi, Trainings di Staff, Workshops

A. Definizione: U viaghju di cunferenza è u viaghju di cunvenzione hè definitu cum'è un viaghju chì ùn hè micca direttamente ligatu à i duveri è e responsabilità di l'impiigatu, ma chì hè realizatu per:

      1. U rinfurzà di e cumpetenze prufessiunale.
      2. U scambiu d'infurmazioni, idee è metodulugia.
      3. A prumuzione di l'imaghjini di u College.

Viaghjà fora di i Stati Uniti, indipendentemente da u costu, richiede l'appruvazioni di u Dean, Vice President Division, è u College President. 

B. Spese : Per cunvenzioni, cunferenze, furmazione di u persunale, workshop, seminarii di furmazione è per viaghji in più di i periodi di 24 ore chì necessitanu un alloghju per a notte (cumprese situazioni in quale un accordu di pacchettu include l'alloghju è i pasti cum'è parte integrante di l'attività programate), l'ammissibile ( GSA) i rimborsi di per diem (per cuntrattu di l'unione) sò limitati à e spese ragionevuli reali. 

C. Viaghji di ghjornu: I pasti per viaghji di un ghjornu chì ùn implicanu micca un alloghju per a notte ùn sò micca rimborsati, salvu in circustanze induve u viaghju pò esse in località induve i costi di l'alimentariu superanu quelli in o in u circondu di u College, o induve a durata di un viaghju di ghjornu supere un ghjornu. ghjornu di travagliu tipicu.

D. Costi di alloghju: E spese sò cumpletamente rimborsabili per l'alloghju è i pasti chì sò una parte integrante di l'attività programate di una cunferenza, cunvenzione, furmazione di u persunale, etc. I rimborsi di i pasti sò limitati à l'Indennità di pasti. Quandu l'alloghju ùn hè micca un cumpunente integrale di l'avvenimentu, l'impiegati sò intitulati à u rimborsu per una sola stanza standard in un hotel di classe business. 

E. Tasse di iscrizzione: I diritti di iscrizzione per cunvenzioni o workshop sò rimborsabili. I ricevuti pagati originali devenu esse presentati per a tarifa di registrazione. 

F. Spese escluse

      1. Viaghji aerei di prima classe. Tali alloghji sò permessi solu induve l'alloghju menu caru ùn sò micca dispunibili o micca fattibili. I viaghji aerei di prima classe necessitanu appruvazioni speciali di u presidente. 
      2. Spese di natura persunale, cum'è un serviziu di valet, divertimentu, bevande alcoliche è altre spese di natura simili.
      3. Ammende incurru per parcheghju, viulenza in muvimentu, o qualsiasi spesa ligata à e violazioni di e lege applicabili mentre guidanu un veiculu persunale, di u College o di affittu.
      4. Induve, per a cunvenzione persunale di u viaghjatore o per via di una licenza, si verifica una interruzzione in u viaghju o una deviazione da a strada più precisa, u rimborsu permessu ùn deve micca superà u costu di a strada più economica. 
      5. L'alloghji in hotel à i tassi di l'affari sopra à u mercatu sò permessi solu induve l'altri alloghji ùn sò micca dispunibili o impraticabili cunziddi l'itinerariu di viaghju di l'impiigatu. A ghjustificazione scritta è l'approvazione deve esse ottenuta per u rimborsu. U presidente di u College hà da appruvà sta dumanda.

VII. Impiegati futuri è oratori invitati

E spese di viaghju di i futuri impiegati è di parlanti invitati devenu esse appruvati è rimborsati in e stesse cundizioni, limitazioni è esigenze di i membri di u persunale chì viaghjanu in l'affari di u College cum'è stabilitu in sta prucedura; in ogni modu, i rimborsi di viaghju à l'impiegati prospettivi è i parlanti invitati sò discrezionali.

U rimborsu per e spese di traslocu ùn serà micca autorizatu senza l'appruvazioni di u Cunsigliu di Trustees.

U Decanu, u Capu di Dipartimentu, o u Presidente di u Cumitatu di Ricerca hè rispunsevule per informà l'individuu di e pulitiche è di e prucedure chì guvernanu u viaghju, in particulare in quantu à e spese cuperte è escluse, è nantu à cumu ottene u rimborsu per i costi di viaghju. Per e spese permesse, a prucedura hè a siguenti:

    1. Appena l'entrevista di u candidatu hè stata pianificata, u Capu di Dipartimentu o u Presidente deve preparà un Formulariu di Richiesta di Viaghju per ottene l'approvazione necessaria. U Modulu di Richiesta di Viaghju deve indicà u titulu di a pusizione chì hè intervistata. 
    2. Dopu l'appruvazioni, u Capu di Dipartimentu o u presidente di u Cumitatu di Ricerca cunsigliarà à u candidatu di dumandà à qualsiasi hotel o altru venditore chì furnisce trasportu, alloghju o serviziu di alimentazione per fatturà u candidatu direttamente. Nisun impiegatu di u College ùn deve pagà per servizii cunnessi à a permanenza di u candidatu. U rimborsu serà fattu à u candidatu in duie (2) settimane da a presentazione. 
    3. U capu di u dipartimentu o u presidente deve ottene una lista dettagliata di tutti i costi di viaghju chì porta a firma di u candidatu. A presentazione di sta forma deve esse fatta prontamente à l'Uffiziu cummerciale.
    4. Una fattura separata è una forma di ordine di compra deve esse preparata per ogni candidatu. 

VIII. Rimborsu di e spese di viaghju

Un Voucher di Rimborsu di Viaghju (Appendice B) deve esse cumpletu è presentatu in duie (2) settimane dopu à a fine di a cunferenza o u viaghju. I Vouchers Appruvati di Spese di Viaghju duveranu esse presentati à a sezione Accounts Payable di l'Uffiziu di l'Affari inseme cù tutti i ricevuti originali è i documenti di supportu (certificatu / fogliu di firma) per tutte e spese richieste per u rimborsu.

    1. A regulazione di l'IRS nantu à u viaghju prevede chì qualsiasi anticipu nantu à u viaghju chì ùn hè micca sustinutu in sessanta (60) ghjorni da a spesa pò esse risultatu in un redditu imponibile chì deve esse riportatu in u Form W-2 di l'individuu chì hà ricevutu l'avance.
    2. U Voucher di Rimborsu di Viaghju deve cuntene l'infurmazioni seguenti:
      1. U numeru di contu di dece cifre chì hè incaricatu.
      2. U nome è l'indirizzu di i viaghjatori.
      3. Forma di Richiesta di Viaghju Appruvata (se applicabile).
      4. A data di viaghju, destinazione, chilometru, pedaghji è altri costi incurru. 
      5. Induve i costi di l'alloghju sò spartuti cù l'altri, stu fattu deve esse dichjaratu nantu à u voucher. In tali casi, u rimborsu hè limitatu à a parte proporzionale di i costi di u viaghjatore.
      6. Costu di Mileage: Commutazione per scopi cummerciale multiplicata da a tarifa di chilometru / rimborsu in vigore per milla. Attach Google Maps / direzzione o documentu simili per sustene u chilometru viaghjatu. 
      7. U voucher deve esse appruvatu, cum'è nutatu prima.
      8. Rimborsu parziale di e spese di viaghju: In certi casi, i membri di u staffu dumandanu u rimborsu per solu una parte di e spese incurru per viaghjà. In tali casi, e spese totali incurrute devenu esse detallate nantu à u voucher, ma solu l'ammontu attuale dumandatu deve esse inseritu in u bloccu "Totale" è a frasa "Richiedendu u rimborsu per solu" deve esse digitata / scritta in u corpu di u voucher. 
      9. Vouchers sottumessi à Accounts Payable chì ùn rispettanu micca a prucedura di rimborsu stabilita quì è / o mancanu infurmazioni seranu tornati à u richiedente per a revisione.
      10. Solu e spese di viaghju sottumessi cù copie originali di i ricevuti sò rimborsabili. Ogni voucher inviatu senza i documenti di supportu necessarii o copie di ricevute serà rimbursatu à l'uriginatore per cumplettà / invià a documentazione necessaria. 
      11. L'avanzati di soldi non spesi sò da esse rimbursati à l'Uffiziu di l'Affari in contanti o cuncecu in sessanta (60) ghjorni da a fine di u viaghju. Qualchese anticipu inutilmente restituitu in questu periodu di tempu serà trattatu cum'è un redditu imponibile chì deve esse riportatu nantu à u Form W-2 in cunfurmità cù e regulazioni IRS attuali. 

Formulariu di dumanda di viaghju

Appruvatu da u Cabinet: lugliu 2021
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