Accounting - Accounts Receivable Procedura

 

I. Introduzione

I cunti à riceve hè un attivu significativu per u College di a Comunità di u Contea di Hudson. I crediti di u College devenu esse gestiti per assicurà a raccolta efficiente è efficace di tutti i debiti dovuti à u College. Sta prucedura s'applica à tutti i studienti in u College.

II. Definizione

Accounts Receivable: Ogni obbligazione monetaria derivante da una transazzione di u cunsumadore. I cunti à riceve sò u risultatu di varii tipi di transazzioni finanziarii cumpresi, ma micca limitati à, a scola di i studienti, i diritti, i corsi di iscrizzione aperti di educazione cuntinua, è ancu a vendita di beni è servizii.

Currezzione di i Accounts Receivable: A currezzione di i cunti à riceve si trova quandu un cambiamentu in a quantità di i cunti debitori dovuti nantu à un contu hè statu annullatu o aghjustatu perchè u College ùn hè micca u dirittu di cullà i soldi.

Cancellazione amministrativa: I crediti di i studienti chì sò stati determinati per esse cancellati da u College, quandu un studiente sfida u debitu per circustanze impreviste, è l'appellu hè appruvatu da u Cumitatu di Circunstanze Speciali per a Ritirata.

Debitu: Qualchese quantità di dollari dovuta à u College, cumprese, ma senza limitazione, e scole, i diritti, i prestiti è a vendita di beni è servizii.

Debitore : Un individuu, cummerciale, urganizazione senza prufittu, o qualsiasi altra entità publica o privata cumpresu u guvernu statale, lucale o federale, chì hè rispunsevule per un debitu o contru à quale ci hè una pretendenza per un debitu.

Restrictions: Limitazioni nantu à l'attività attuale o futura di i studienti, facultà è persunale imposte da u College.

Student: Un individuu chì a so dumanda di ammissione hè stata trattata è appruvata da l'Uffiziu di l'Admission College. Un studiente include ogni persona chì si iscriva à qualsiasi cursu di creditu o senza creditu offertu da u College.

III. Gestione di i crediti

U College stabiliscerà una data di scadenza di a scola per ogni semestru. Quelli studienti chì ùn anu micca intrutu in un pianu di pagamentu differitu, pagatu in tuttu da a data stabilita, o chì ùn sò micca stati liberati da l'Uffiziu di Financial Aid, risicate di esse deregistrati da e so classi. U College abbandunà i studienti da l'iscrizzione per u mancatu pagamentu di a scola. E date per abbandunà i studienti sò determinate da l'Uffiziu di i servizii di iscrizzione. 

U College hà scrittu pulitiche è prucedure per a gestione di u prucessu di i conti à riceve per e categurie sottu:

      1. Subpart A. Scuole è Tasse
      2. Subpart B. Stabbilimentu di Receivables
      3. Subpart C. Opzioni di Pagamentu
      4. Subpart D. Politica di Pagamentu
      5. Subpart E. Billing
      6. Subpart F. Cullizzioni
      7. Subpart G. Amministrazione Write-Offs
      8. Sottoparte H. Requisiti per l'impurtanza di i registri di i studienti
      9. Subpart I. Rimborsi
      10. Subpart J. Form 1098-T, Dichjarazione di a scola
      11. Subpart K. Student Health Insurance

Subpart A. Scuole è Tasse

I tassi di scola è i tariffi standard sò sottumessi à l'approvazione di u Cunsigliu di fiducia ogni annu accademicu. L'altri tariffi in relazione à i corsi sò ancu sottumessi à l'approvazione di u Cunsigliu di Trustees in tuttu l'annu accademicu.  
I trè tippi di tassi di scola includenu:

            1. Residenti di u County di Hudson
            2. Residenti fora di u conte
            3. Residenti fora di u statu è internaziunali

Subpart B. Stabbilimentu di Receivables

Hè a respunsabilità di u College di stabilisce i termini è e cundizioni per u pagamentu à u mumentu chì un contu hè creatu. U debitu serà ricunnisciutu da u studiente o un altru debitore à u mumentu di a creazione di u contu. A ricunniscenza deve esse in scrittura, o, da u cumpletu di u prucessu di iscrizzione autumàticu indicà chì u debitore hà accettatu i termini è e cundizioni per l'obligazioni di pagamentu.
L'obbligazione di riceve serà inserita in u sistema Ellucian Collega (sub-registru studiente) à u mumentu chì u contu hè stabilitu per a prima volta.

Subpart C. Opzioni di Pagamentu

1. Metu di Pagamentu

U College accetta cuntrolli persunali, cuntrolli di cassieri è ordini di soldi per u pagamentu. I pagamenti cù carta di creditu (MasterCard, VISA, Discover è American Express) sò ancu accettati.  

I pagamenti ponu esse fatti attraversu u College utilizendu a nostra piattaforma Liberty Link (in linea via u ligame seguente: https://libertylink.hccc.edu/Student > Student Finance > Fate un Pagamentu), per u telefunu è in persona. I pagamenti in cash deve esse fattu in dollari americani. Per assicurà una pubblicazione curretta, hè incuraghjitu chì tutti i pagamenti includenu u nome di u studiente è u numeru d'identità in tutti i cuntrolli o ordini di soldi.
 
Tutti i pagamenti è a currispundenza mandati da u Serviziu Postale di i Stati Uniti deve esse mandati à l'indirizzu sottu. I pagamenti sò applicati à i crediti di i studienti in 24 ore da a ricezione.
 
Hudson County Community College
Attn: Student Accounts Office
70 Sip Avenue, 1u Pianu
Jersey City, NJ 07306

Pianu di Pagamentu Mensuale
Un Pianu di Pagamentu Differitu hè dispunibule per i studienti iscritti à i semestri di Autunnu è di Primavera, per aiutà à u pagamentu di e scole è di e spese è per assicurà e classi per u semestru. Ci hè una Tassa di Pagamentu Differita di $ 25 (Non Rimborsabile) per semestru per copre u costu di amministrari stu prugramma. I studienti ponu urganizà Piani di Pagamentu Differitu attraversu a piattaforma College Liberty Link (in linea via u ligame seguente: https://libertylink.hccc.edu/Student > Student Finance > Fate un Pagamentu > Crea Pianu di Pagamentu ), per u telefunu è in persona. I studienti devenu esse pronti à fà u so primu pagamentu prima chì u pianu di pagamentu diventa attivu. Ùn ci sò micca piani di pagamentu dispunibuli per i termini d'estate, Sessioni d'invernu o per i saldi passati. Dopu chì un studiente si iscrive in un pianu di pagamentu, è face u so primu pagamentu, ùn saranu micca disregistrati da e so classi per quellu semestru.

Financial Aid
I studienti ponu sceglie di dumandà l'aiutu finanziariu per aiutà cù u pagamentu di e so scole è e spese. L'Uffiziu di Financial Aid determina l'elegibilità per vari tipi di aiuti finanziari è l'erogazione attuale di a maiò parte di i fondi amministrati da l'Uffiziu. Se i premii di l'aiutu finanziariu di un studiente ùn sò ancu cumpleti, è / o sò invertiti per qualsiasi mutivu, u studiente hè sempre rispunsevule per u pagamentu di u saldo di e scole è i diritti dovuti. Se i studienti anu dumande in quantu à l'aiutu finanziariu, cumpresi i prestiti, anu da cuntattà l'Uffiziu di Financial Aid direttamente.

Subpart D. Politica di Pagamentu

Students with unpaid receivables, who have not made satisfactory arrangements with the Student Accounts Office to pay the receivable, or who do not have financial aid awards in place by each term’s deadline, may be deregistered from classes. Payment deadlines are stated on registration and billing statements, and can be found electronically at https://myhudson.hccc.edu, è à https://www.hccc.edu/tuition. 
 
Dopu a graduazione o un altru ritirata da u College, i studienti sò rispunsevuli di u pagamentu puntuale di qualsiasi saldo pendente dovutu à u College. Se u pagamentu ùn hè micca fattu, u contu serà mandatu à una di l'agenzii di cullezzione chì serve u College. 

Subpart E. Billing

I studienti ponu vede i so cunti in linea; è e fatture di carta sò emesse mensili.
U College manda una fattura stampata uniforme à u debitore almenu 30 ghjorni prima di riferimentu à qualsiasi agenzia di cullezzione. 

Per i cunti delinquenti, u College manderà una fattura stampata in uniforme à u debitore almenu 30 ghjorni prima di riferite u contu à una agenzia di cullezzione.

Subpart F. Cullizzioni

I conti delinquenti non risolti di più di $ 500 seranu mandati à una di l'agenzii di cullezzione, Allied Account Services o Transworld Systems, divisi per ordine alfabeticu. I saldi invechjati seranu nutati in u sistema Ellucian, indicà à quale agenzia di cullezzione hè mandatu u debitu. I studienti cù u debitu delinquente averà restrizioni di Registrazione è di registrazione finu à u mumentu chì u debitu hè pagatu in tuttu. 

Dopu avè furnitu una documentazione cunfirmante sufficiente à u College, i debiti di i studienti liberati in fallimentu ponu esse annullati da u College è i prucessi di raccolta cessanu.

Subpart G. Amministrazione Write-Offs

Students who experience unforeseen circumstances may request grade changes and/or tuition charge adjustments by completing a Special Circumstances for Withdrawal Request. Completed requests are reviewed bi-weekly by a committee consisting of the Director of Student Accounts, the Vice President for Student Affairs and Enrollment, the Associate Dean of Financial Aid and the Associate Dean of the Center of Student and Academic Success. If approved for tuition adjustment, an administrative write-off shall be completed for the class(es) requested.

Sottoparte H. Requisiti per l'impurtanza di i registri di i studienti

I studienti chì anu saldi nantu à i so cunti saranu denegati l'accessu à riceve i registri di Registrar. Inoltre, i studienti cù saldi nantu à u so cuntu studente più di $ 500 ùn saranu micca permessi di registrà per futuri termini accademici.  

I studienti chì i so cunti sò mandati à e cullezzione anu un registratu è una riserva di registrazione piazzata nantu à i so cunti finu à chì u saldo hè pagatu in tuttu.

Chèque restituitu 

Una carica di $ 25 serà valutata à i studienti per ogni cuntrollu restituitu emessu da u studiente à u College. Inoltre, i studienti chì i cuntrolli sò stati restituiti anu da esse imposte restrizioni à i so cunti chì impediscenu à quelli studienti di pagà u College cù cuntrolli in u futuru.

Subpart I. Rimborsi

The Student Accounts Office processes student refunds weekly. Refunds that are generated from credit card payments shall be credited back to the credit card used for the payment. Financial Aid refunds are generated in the form of mailed checks and e-checks. All checks are processed by the Accounts Payable Department.

Subpart J. Form 1098-T, Dichjarazione di a scola

Each January, the Student Accounts Office prepares Form 1098-T, Tuition Tax Statements for students. Students with missing social security numbers shall be mailed, and emailed, notifications to submit this information to the Student Accounts Office twice each year.

Subpart K. Student Health Insurance

Dopu a legislazione firmata in legge u 5 di lugliu di u 2013, u College ùn hè più necessariu di furnisce l'assicuranza di salute per i studienti. 
 
I studienti chì volenu acquistà assicuranza di salute sò incuraghjiti à visità i seguenti dui siti web per amparà e so opzioni d'assicuranza di salute:

http://www.state.nj.us/dobi/division_insurance/ihcseh/shop_ihc.htm 
https://www.healthcare.gov/

Appruvatu da u Cabinet: lugliu 2021
Related Board Policy: Politica nantu à i Accounts Receivables

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